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Kurz gesagt: Fred Helou kam 1999 während einer Reise nach Südkorea auf die Idee für Vagaro, als er zu Hause einen Termin zum Haareschneiden vereinbaren wollte, aber kein Geld für ein internationales Telefongespräch ausgeben wollte. 24 Jahre später rationalisiert Vagaro die Abläufe für mehr als 174.000 Dienstleister in vier Ländern. Durch die reibungslose Abwicklung von Kundenzahlungen gibt die Plattform Fachleuten in den Bereichen Schönheit, Wellness und Fitness mehr Zeit, sich um die Kunden zu kümmern und Umsatz zu generieren.
Für Berufstätige mit Kundenkontakt wie Personal Trainer, Friseure, Nageldesigner und andere in der Schönheits-, Wellness- und Fitnessbranche ist Zeit Geld.
Jede Sekunde, die sie damit verschwenden, mit Kreditkarten herumzufummeln und darauf zu warten, dass Kunden Quittungen unterschreiben, ist eine verpasste Gelegenheit, den nächsten Kunden zu bedienen und mehr Geld zu verdienen.
Fred Helou, CEO von Vagaro, war sich des Verwaltungsaufwands für Kleinunternehmer schon lange vor der Gründung des Unternehmens im Jahr 2009 in Dublin, Kalifornien, bewusst.
Helou erfuhr von den Schwachstellen der Branche direkt von seiner Schwägerin. Sie war selbst Friseurin und erzählte ihm von langen Schichten, nur um dann nach Hause zu kommen und den Großteil der Nacht damit zu verbringen, mit Kunden zu telefonieren, um Termine für den nächsten Tag zu bestätigen. Die zusätzliche Arbeit ging auf Kosten der Zeit mit der Familie, raubte ihr Energie und ließ sie sich wünschen, ihr Geschäft einfacher führen zu können.
Zehn Jahre nachdem ihm die Idee für Vagaro kam, setzte Helou seinen Plan in die Tat um. Mitten in der Finanzkrise von 2008 war er Teil einer Entlassungswelle beim Technologieunternehmen Novellus, wo er als Softwaredirektor tätig war und ein Entwicklungsteam für 15 Produktlinien leitete.
Damals wurde das iPhone gerade eingeführt und Helou erkannte sein Potenzial zur Rationalisierung von Geschäftsprozessen.
„Ich hatte das Gefühl, dass all diese Einzelunternehmer, die hinter ihren Stühlen arbeiten, nicht hinter jedem Stuhl eine Registrierkasse haben wollen und alles von ihrem iPhone aus erledigen wollen“, sagte Helou. „Wir waren die erste App auf dem Markt und haben immer Gas gegeben, um sicherzustellen, dass unsere App mehr Funktionen bietet als alle anderen Apps.“
Mit Startkapital von Freunden und Familie gründete Helou 2009 Vagaro. In einem Schlafzimmerschrank stellte er den ersten Server des Unternehmens unter. Sein ursprüngliches Ziel war es, den Prozess der Terminbuchung zu rationalisieren und zu digitalisieren. Innerhalb von fünf Jahren gelang Vagaro genau dies für mehr als 10.000 Kunden.
Die Plattform wächst weiterhin rasant: Allein im Jahr 2021 buchten Verbraucher 104 Millionen Termine bei Dienstleistern.
Eine wichtige Entwicklung für das Unternehmen kam 2016, als Vagaro sein Angebot an Händlerdiensten um eine Zahlungsabwicklungsplattform erweiterte. Seitdem hat dieses Geschäftssegment ein robustes Wachstum erlebt, wobei im Jahr 2021 Zahlungen im Wert von über 2,3 Milliarden US-Dollar abgewickelt wurden.
Dieser Erfolg verhalf Vagaro zum Unicorn-Status mit einer Bewertung von über einer Milliarde Dollar und einem Entwicklungsteam von rund 170 Mitarbeitern.
Für Fachleute in der Wellness-, Schönheits- und Fitnessbranche sei die Zeitersparnis durch vereinfachte Geschäftsabläufe enorm, sagte Helou.
„Es verschafft ihnen viel Zeit und gibt ihnen ihr Leben zurück“, sagte er.
Vereinfachung der Zahlungsabwicklung
Die Registrierung bei Vagaro ist ganz einfach. 85 % der Unternehmen können sich ohne die Hilfe eines Verkäufers anmelden, sagte Helou. Das Unternehmen stellt kostenlose Kreditkartenlesegeräte zur Verfügung, die sich mit praktisch jedem Gerät verbinden lassen, darunter Smartphones, Tablets, Laptops und Desktop-Computer.
Die Plattform speichert Kreditkarteninformationen sicher und geschützt, sodass Händler Verbrauchern Online-Käufe und wiederkehrende Abonnementdienste in Rechnung stellen können.
Kunden von Personal Trainern und Yogastudios können beispielsweise ihre Leistungen im Voraus bezahlen oder die monatlichen Mitgliedsbeiträge automatisch von ihrer Kreditkarte abbuchen lassen.
Friseursalons und Spas können rund um die Uhr Produkte und Geschenkkarten online verkaufen. Die Plattform zeigt das Restguthaben der Geschenkkarten an. Vagaro verwaltet auch Kundenbindungsprogramme.
Vagaro ermöglicht es Fachleuten in der Schönheits-, Wellness- und Fitnessbranche, ihren Kunden versäumte Termine oder ohne ausreichende Vorankündigung abzusagen, in Rechnung zu stellen.
Die Plattform verwaltet auch Wartelisten, sodass Dienstleister bei einer Terminabsage durch einen Kunden diesen in der Regel sofort neu besetzen können. Dies spart Zeit und maximiert den Umsatz.
Wenn es Zeit zum Bezahlen ist, können Dienstleister Kunden auf ihren Smartphones abrechnen und so kontaktlos bezahlen. Der Kassenbildschirm kann direkt an die Telefone der Kunden gesendet werden, damit diese Trinkgeld geben und für den Einkauf unterschreiben können.
Vagaro macht es Kunden einfach, mehrere unabhängige Dienstanbieter mit einer einzigen Transaktion zu bezahlen.
Wenn eine Kundin beispielsweise einen Friseursalon mit Spa besucht, um sich die Haare schneiden zu lassen, eine Maniküre machen zu lassen oder eine Massage zu bekommen, kann sie den Betrag auf die drei Mitarbeiter aufteilen und ihnen jeweils ein Trinkgeld geben.
Die Plattform verteilt das Geld automatisch an die einzelnen Dienstleister, sodass die mehrfache Belastung der Kreditkarte eines Kunden nicht mehr nötig ist.
„Wir sind die Einzigen, die Zahlungen aufteilen können“, sagte Helou. „Wir denken immer darüber nach, wie wir mehr Dienste anbieten und trotzdem alles einfach halten können. Wir wollen das Produkt nicht noch komplexer machen.“
Vagaro bietet eine „Später bezahlen“-Option, mit der Kunden hochwertige Dienstleistungen in zinslosen Raten bezahlen können. Das ist ein wichtiges Merkmal für Wellness-Profis, die teurere Dienstleistungen wie Laser-Haarentfernung oder Botox-Injektionen anbieten, insbesondere angesichts der Rekordhöhen der Kreditkartensalden.
Der jüngste Quartalsbericht von TransUnion ergab, dass die Kreditkartenschulden in den USA bis zum Jahr 2023 auf 931 Milliarden Dollar angestiegen sind, wobei der durchschnittliche Karteninhaber 5.805 Dollar schuldet.
Aufgrund der hartnäckig hohen Inflationsraten ist die Kaufkraft der Verbraucher in den letzten Jahren geschwunden. Mit der Option „Später bezahlen“ können Sie jedoch die benötigten Dienste erhalten und gleichzeitig Ihr monatliches Budget einhalten.
Verwaltungsfunktionen leicht gemacht
Die Terminvereinbarung über Vagaro ist für Privat- und Geschäftskunden kostenlos. Darüber hinaus zahlen Unternehmen geringe monatliche Gebühren, um Zugriff auf eine Reihe von Softwarelösungen zur Verwaltung ihrer Betriebsabläufe zu erhalten.
Für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen mit einem Standort seien die Gebühren minimal, sagte Helou, und sie stiegen nur mit dem Wachstum des Unternehmens.
Inhaber kleiner Unternehmen können die Plattform von Vagaro nutzen, um Termine, Personalpläne, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Inventar und andere Geschäftsfunktionen zu verwalten. SMS- und E-Mail-Marketingkampagnen erinnern Kunden automatisch an bevorstehende Termine und informieren sie über laufende Werbeaktionen und Sonderangebote.
Die Plattform umfasst auch den kostenlosen Vagaro Marketplace, auf dem Verbraucher lokale Unternehmen entdecken können. Bisher wurden mehr als 73.000 Unternehmen auf dem provisionsfreien Marktplatz und in den Tagesangeboten vorgestellt, von denen einige eine geringe Gebühr bezahlt haben, um noch stärker beim Publikum bekannt zu werden, sagte Helou.
Mehrere wichtige Funktionen machen Vagaro besonders attraktiv für Fachleute in der Schönheits-, Wellness- und Fitnessbranche.
Personal Trainer und Yogalehrer können ihre Kurse und Beratungen von überall auf der Welt live streamen und sie über die Cloud-Speicherfunktion von Vagaro Drive sicher speichern. Sie können auch Fotos und Dateien, die für ihre Kunden relevant sind, sicher in der Cloud speichern.
Über Vagaro können Dienstanbieter eine individuelle Website und Smartphone-App erstellen, um ihre Marke aufzubauen, die Kundenbindung zu steigern und wichtige Marktsegmente anzusprechen.
Gut besuchte Sonnenstudios, Nagelstudios, Friseure, Spas und Psychotherapeuten machen sich eine weitere Funktion zunutze: die Möglichkeit für Kunden, sich selbst mit ihrem Smartphone für Termine anzumelden.
Diese Option ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Zeit mit der Bedienung der Kunden zu verbringen und weniger Zeit mit dem Einchecken, was angesichts des anhaltenden Arbeitskräftemangels ein großer Vorteil ist.
Mithilfe der Funktion zur Terminbuchung können Dienstleister ihren Personalbestand entsprechend der Kundennachfrage verwalten und sicherstellen, dass wichtige Geräte wie Solarien, Massagetische und Pedikürestationen nicht doppelt gebucht werden.
„Es ist erwiesen, dass 80 % Ihrer Kunden Sie nicht anrufen oder Ihnen eine SMS schreiben möchten, um einen Termin zu vereinbaren“, sagte Helou. „Sie möchten das einfach online erledigen.“
Kunden können Aufnahmeformulare, Umfragen und Verzichtserklärungen auch online ausfüllen, was den Check-in beschleunigt und den Papierkram für die Dienstanbieter reduziert.
Dienstleistungen stückweise und ohne Verträge erwerben
Die Anforderungen an die Führung eines kleinen Unternehmens können sich täglich ändern, daher hat Vagaro bei seiner Plattform Flexibilität zur Priorität gemacht. Es gibt keine langfristigen Verträge oder Gebühren für Anmeldung, Einrichtung, Kündigung oder Einhaltung der Standards der Zahlungskartenbranche.
Vagaro bietet mehr als 100 verschiedene Dienste an, Unternehmen zahlen jedoch nur für die Funktionen, die sie benötigen, und können Funktionen jederzeit hinzufügen oder kündigen.
Helou sagte, dass bei der Entwicklung von Vagaro für vielbeschäftigte Dienstanbieter die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stand.
„Wir nehmen die Leute innerhalb von vier bis fünf Sekunden nach der Antragstellung an Bord“, sagte er. „Sie können sich über ihr Telefon anmelden, werden akzeptiert und können innerhalb von fünf bis sechs Sekunden mit der Belastung ihrer Kreditkarten beginnen.“
Vagaro bietet rund um die Uhr Telefon-, E-Mail- und Chat-Support sowie kostenlose Schulungen. Die meisten Anrufe werden innerhalb von drei Minuten von einem Mitarbeiter beantwortet, was ein wichtiger Grund dafür ist, dass die Kundenzufriedenheit bei 95 % liegt, sagte Helou.
„Wann immer Sie mit uns zu tun haben, erhalten Sie immer eine Fünf-Sterne-Behandlung“, sagte er. „Wir sehen uns als zentrale Anlaufstelle für diese kleinen Unternehmen für all ihre IT- und Marketinganforderungen. Wir sagen, wir bieten immer das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir waren schon immer erschwinglich und können einen Preis festlegen, der mit Ihrem Unternehmen skaliert und Unternehmen unterschiedlicher Größe gerecht wird.“
