Die Gemeinkosten einer Praxis sind eine der wichtigsten Kennzahlen, die Sie im Auge behalten sollten. Wie hoch ist Ihr Nettogewinn? Wo sollte er liegen? Wie Sie diese Zahl ermitteln, ist das, was wirklich zählt.
Allgemeine Praxen sollten einen Nettogewinn von 40 % erzielen (mehr ist möglich), doch Berichte zeigen, dass Zahnärzte heutzutage froh sein können, wenn sie 30 % Nettogewinn erzielen. Ich finde diese Berichte für Zahnärzte ziemlich verwirrend, weil sie den Branchendurchschnitt zeigen, aber das bedeutet nicht, dass er dort liegen sollte oder liegen könnte. Es bedeutet nur, dass dies der Betrag ist, den die meisten Zahnärzte ausgeben (oder sollte ich sagen, zu viel ausgeben), und in letzter Zeit ist dieser Betrag aus vielen Gründen hoch, unter anderem, weil Praxisinhaber die Ausgaben nicht verfolgen und kontrollieren.
Es ist ganz einfach. Zunächst ist es sehr wichtig, die persönlichen Ausgaben getrennt zu halten. So sollten Ihre Gemeinkosten-Benchmarks aussehen:
Wenn Sie Ihre Gemeinkosten jeden Monat kennen und verstehen, führt dies nicht nur zu einem besseren Gewinn und einer besseren Kontrolle über Ihr Unternehmen, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit bestimmter Unterschlagungen in Ihrer Praxis.
Die folgenden drei Ausgaben (Laborkosten, Werbekosten und Mitarbeitergehälter) können Ihnen viel mehr über die Geschäftsabläufe in Ihrem Büro sagen als Ihre Ausgaben. Sehen wir uns diese genauer an.
Laborkosten – 8 %
Ihre Laborkosten sollten alle mit CAD/CAM verbundenen Kosten umfassen. CAD/CAM sollte nicht als zahnärztliches Zubehör kategorisiert werden. Liegen Ihre Laborkosten über 8 %? Wenn ja, führen Sie viele Implantatfälle durch? Praxen mit vielen Implantatfällen haben in der Regel höhere Laborkosten. Hohe Laborkosten bedeuten selten, dass Ihre Laborgebühren zu hoch sind, aber es schadet nie, Laborgebühren zu vergleichen. Denken Sie daran, niemals Kompromisse bei der Qualität zugunsten der Kosten einzugehen.
Liegen Ihre Laborkosten unter 5 %? Wenn ja, könnte dies möglich sein, wenn Sie über ein CAD/CAM-System verfügen. Dies ist ein normaler Bereich für diese Praxen.
Wenn Sie dauerhaft niedrige Laborkosten (2-3 %) haben, ist dies normalerweise ein Warnsignal für eine niedrige Fallakzeptanzrate in Ihrer Praxis. Sofern Sie nicht die meisten Ihrer größeren Zahnbehandlungen an externe Ärzte überweisen, sollten Sie sich auf die Implementierung neuer Systeme in Ihrer Praxis konzentrieren, um Teammitglieder in Behandlungsplanung und Fallpräsentationen zu schulen. Wenn die Laborkosten steigen, ist dies ein Beweis dafür, dass mehr größere Arbeiten durchgeführt werden. Sie sollten innerhalb von drei Monaten mit einem Anstieg rechnen.
Werbekosten – 3%
Wenn Ihre Werbeausgaben höher als 3 % sind, kann dies darauf hinweisen, dass bestimmte Marketingformen nicht genügend neue Patienten generieren. Verfolgen Sie neue Patienten? Was ist Ihre wertvollste Quelle? Es könnte an der Zeit sein, Ihren schwächsten Weg zu streichen. Von meinem Einstieg in die Zahnmedizin vor fast dreißig Jahren bis heute waren und sind Mundpropaganda-Empfehlungen die beste Quelle für neue Patienten. Wir mussten unsere Patienten nur um Empfehlungen ihrer Familie und Freunde bitten. Und wissen Sie was? Es hat funktioniert und tut es immer noch! Ja, ich verstehe, dass sich die Zeiten mit den sozialen Medien erheblich geändert haben, also seien Sie kreativ. Integrieren Sie digitale Medien in Ihr Empfehlungsprogramm.
Bringen Sie Ihre Patienten dazu, über Sie, Ihre Praxis und Ihr Personal zu sprechen. Bieten Sie ihnen bitte die beste Erfahrung, die sie mit ihrer Familie und ihren Freunden teilen möchten (kostenlos!). Ich versetze mich immer in die Lage der Patienten/Klienten. Stellen Sie sich Folgendes vor (lassen Sie es uns anders machen und nicht zahnmedizinisch): Ich suche nach einem Laser-Haarentfernungstechniker. Ich sehe Hunderte von bezahlten Social-Media-Anzeigen, die größten Plakatwände oder sogar einen Fernsehwerbespot für jeden lokalen Salon, der Laser-Haarentfernung anbietet. Während ich gedankenlos durch meine sozialen Medien scrolle, erwähnt meine Freundin Tracy in ihrem Post, dass sie gerade ihren Lasertermin bei Cathy vom ABC Salon hinter sich hat; raten Sie mal, wen ich anrufe? Es ist Zeit, Ihre Mundpropaganda zu maximieren. Das kostet am wenigsten und bringt dennoch den größten Ertrag: langjährige treue Patienten.
Lohn- und Gehaltskosten – 25 % (Ihre größten Kosten)
Sie sollten Arztgehälter, Familiengehälter und Mitarbeitergehälter ausschließen. Denken Sie daran, alle ausgelagerten Dienste und Software einzubeziehen, die Mitarbeiter normalerweise nutzen – zum Beispiel Anrufbeantworterdienste, Terminerinnerungsdienste/-software, Buchhaltungsdienste, Inkassodienste und Leiharbeit (Zeitarbeit).
Was ist, wenn Ihre Lohnsumme konstant niedrig ist (um die 20 % oder weniger)? Das ist nicht gut; lassen Sie mich das erklären. Eine niedrige Lohnsumme zeigt, dass Ihr Team sehr produktiv ist. Aber irgendwann fühlen sie sich vielleicht überlastet und suchen sich woanders Arbeit. Der Kundenservice wird darunter leiden. Sie können nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen. Systeme werden irgendwann zusammenbrechen, was die Gesamtproduktivität der Praxis beeinträchtigt. Normalerweise werden Sie einen Rückgang der Hygieneproduktion und einen Anstieg der Außenstände feststellen (insbesondere über 90 Tage).
Mein empfohlener Richtwert liegt bei etwa 22–23 %, sodass ein Budget für Boni bleibt. Jeder freut sich über finanzielle Anerkennung. Sie ermöglicht ein Budget für Weiterbildung, die Ihr Team stärkt, und ermöglicht ein Budget für Gehaltserhöhungen. Jetzt können Sie regelmäßige Leistungsbeurteilungen planen, ohne dass Teammitglieder sie anfordern müssen. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter nicht gerne nach Gehaltserhöhungen fragen, insbesondere diejenigen, die sie wirklich verdienen.
Was ist, wenn Ihre Lohnkosten hoch sind? Regelmäßig über 25 %? Normalerweise liegt das nicht daran, dass Sie zu viel Personal haben. Bevor Sie also Stellen abbauen oder Stunden kürzen, sollte Ihr erster Aktionsplan darin bestehen, die Produktion mit demselben Team zu steigern und Antworten auf diese hohen Gemeinkosten zu finden.
Im Folgenden sind die häufigsten Gründe für hohe Lohnkosten aufgeführt.
1. Die Akzeptanz der Behandlung ist zu gering. Überprüfen Sie Ihre Laborkosten. Korrelieren diese wie zuvor besprochen?
2. Die Ausfallzeiten können außer Kontrolle geraten. Der Branchendurchschnitt liegt bei 5 %. Wie hoch sind Ihre Ausfallzeiten? Jeder weiß, dass Ausfallzeiten die größten Gewinnvernichter sind. Daher müssen wir uns darauf konzentrieren, Ausfallzeiten zu vermeiden und zu reduzieren. Wenn es welche gibt, nutzen Sie diese Zeit ausschließlich für gewinnbringende Aufgaben (Rückrufe, Behandlungsplanung, habe ich Rückrufe erwähnt?). Dies wird Ihren Verlust hoffentlich ausgleichen. Erklären Sie Ihrem Team (insbesondere Ihrer Verwaltungsabteilung, die am meisten für Ausfallzeiten verantwortlich ist, selbst aber nie Ausfallzeiten hat), wie sehr es sie persönlich direkt betrifft, wenn das Gehaltsbudget aufgebraucht wird und nichts für Gehaltserhöhungen, Boni und Weiterbildung übrig bleibt.
3. Anbieter produzieren zu wenig. Überprüfen Sie regelmäßig die Stundenleistung jedes Anbieters. Rechnen sie entsprechend der geplanten Behandlungszeit ab? Ich habe oft erlebt, dass Hygienefachkräfte bis zu 75 USD pro Behandlungsstunde zu wenig produzierten. Lassen Sie uns eine einfache Rechnung aufstellen. Ich gehe sogar konservativ an und gehe davon aus, dass eine Hygienefachkraft in Vollzeit (40 Stunden/Woche) 40 USD/Stunde zu wenig produziert. Das entspricht einem jährlichen Produktionsverlust von 83.200 USD. Und so wirkt sich das direkt auf Ihre Lohnkosten aus.
4. Lohnbetrug. Jahrelang habe ich beobachtet, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten manipulierten, während Zahnärzte (verständlicherweise) zu beschäftigt waren, um etwas dagegen zu unternehmen. Das wird sich nun endlich ändern! Unterschlagung wird normalerweise von Ihren vertrauenswürdigsten und langjährigen Mitarbeitern begangen, die zufällig auch für die Vorbereitung und Bearbeitung Ihrer Lohnabrechnung verantwortlich sind. Da Ihre Lohnkosten am höchsten sind, können sie am leichtesten gestohlen werden, ohne dass dies leicht entdeckt wird und ohne dass geeignete Systeme vorhanden sind. Aber seien Sie versichert, dass die Lösung auf dem Weg ist.
Im Folgenden sind die häufigsten Arten von Lohnbetrug aufgeführt:
- Zeitdiebstahl: Buddy Punching (Stempeln für Kollegen), Nachtragen von nicht gearbeiteter Zeit (frühes Einstempeln oder spätes Auschecken).
- Überstunden werden nicht kontrolliert.
- Hinzufügen fiktiver Namen (Familienmitglieder) zur Gehaltsabrechnung.
- Erhöhung des Stundenlohns oder Gehalts, Gewährung von Zusatzleistungen oder Urlaubsanspruch.
Stellen Sie in der Zwischenzeit sicher, dass nur eine Person die Gesamtstundenzahl der Lohnabrechnung vorbereitet. Überprüfen Sie die Lohnabrechnung vor und nach der Bearbeitung. Überprüfen Sie die Namen und den Lohnsatz der Mitarbeiter. Klären Sie mit Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister ab, dass kein Mitarbeiter ohne Ihre schriftliche Genehmigung hinzugefügt wird.
Und schließlich sollten Sie Systeme implementieren, um Zeitdiebstahl zu verhindern. Technologie kann und wird Ihnen die Kontrolle und Sicherheit zurückgeben, die Sie brauchen.
Es ist wichtig, jeden Monat ein paar Minuten einzuplanen, um den Zustand Ihrer Praxis zu überprüfen. Ich sage es immer wieder: „Niemand kümmert sich so sehr um Ihr Geschäft wie Sie selbst“, und vergessen Sie nie, dass es Ihr Gewinn ist, der verloren geht, nicht der Ihres Unternehmens.
Über den Autor
Lori Margiotta ist Inhaberin von Bookkeeper For Dentists und Gründerin von I Work Dental Inc. Sie ist spezialisiert auf die Organisation und Analyse Ihrer Zahlen und deren direkte Auswirkung auf den Erfolg Ihrer Praxis. Mit über 29 Jahren Erfahrung in der Verwaltung von Zahnarztpraxen und im Finanzmanagement ist Lori stolz darauf, Zahnärzte beim Aufbau profitabler Praxen zu unterstützen. Sie erreichen Lori Margiotta direkt unter 416.729.4438 und per E-Mail unter lori@bookkeeperfordentists.com
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